Manuel de procédures de recouvrement et de comptabilisation

Page 43 sur 55 Métier : Procédure N°01 : Chargement des données et comptabilisation des recettes dans l’ERP Code procédure : Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces 3. Agent sénior de la DCRF (section CI - Vérification des données chargées dans l’ERP - Lancement de la comptabilisation - Edition de la balance des comptes - Transmission de la balance des comptes au chef section comptabilité des recettes CI 08h - Balance des comptes - ERP 4. Chef section comptabilité des recettes CI - Réception de la balance des comptes - Vérification de la balance des comptes et imputation des écritures comptables dans l’ERP ; - Transmission de la balance au CD-DCRF. 08h - Balance des comptes - ERP 5. CD-DCRF - Réception de la balance des comptes - Validation de la balance des comptes - Transmission de la balance des comptes au DF. 08h - Balance des comptes - ERP 6. DF - Réception de la balance des comptes - Approbation de la balance des comptes - Transmission de la balance des comptes approuvée au CD-DCRF. 08h - Balance des comptes - ERP 7. CD-DCRF - Réception de la balance des comptes approuvée - Classement et archivage 08h - Balance des comptes - ERP FIN XIII. PROCEDURE D’ETABLISSEMENT DES ETATS DE RAPPROCHEMENTS BANCAIRES 13.1. Objectif de la procédure L’objectif de la procédure d’établissement des états de rapprochements bancaires est de permettre à l’Office Togolais des Recettes (OTR) de déceler les erreurs à temps en comparant les comptes bancaires tenus par l’OTR et les relevés bancaires reçus des banques.

Page 44 sur 55 13.2. Règle de gestion de la procédure - L’état de rapprochement bancaire est établi à la fin de chaque mois pour chaque compte géré par l’OTR par les Chefs de Sections, contrôlé par les Chefs Divisions en charge de la gestion du compte concerné et validé par le Directeur des Finances ; - Pour pouvoir établir un état de rapprochement bancaire, le comptable doit disposer des documents suivants : o Le relevé bancaire à la date d’établissement du rapprochement établi par la banque ; o Le journal de banque de la même période ; - Les écritures de régularisation sont à passer dans le journal banque du mois concerné. Il s’agit : o des erreurs enregistrées dans les livres comptables et détectées lors du rapprochement bancaire ; o des frais de tenue de compte directement débités sur le relevé de banque (ceux-ci ne font pas systématiquement l’objet d’envoi d’avis de débit par la banque) ; - Toutes les régularisations doivent être suffisamment mises en évidence afin d’éviter qu’elles ne soient considérées comme élément en rapprochement le mois suivant ; - Les erreurs commises par la banque et détectées lors du rapprochement bancaire doivent faire l’objet d’une réclamation auprès de celle-ci dans les plus brefs délais (48h au plus tard après détection de l’erreur). 13.3. Description de la procédure de rapprochement bancaire Il s'agit de l'ensemble des formalités qui doivent être observées, des actes qui doivent être accomplis dans un ordre chronologique pour parvenir à l’élaboration de l’état de rapprochements bancaire. Objet de la procédure Rapprochement bancaire Textes de base - Textes d’application - Indicateur de performance -

Page 46 sur 55 Métier : Procédure N°01 : Rapprochement Bancaire des comptes des recettes Code procédure : Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces 7. DF - Réception du rapport de rapprochement bancaire ; - Approbation et signature de l’état de rapprochement ; - Transmission de l’état de rapprochement bancaire signé au CD- DCRF 08h - Rapport de rapprochement bancaire ; - ERP. 8. CDCRF - Réception du rapport de rapprochement bancaire signé - Classement et Archivage de l’état de rapprochement bancaire signé 08h - Rapport de rapprochement bancaire ; - ERP. XIV. PROCEDURES DE GESTION DES QUITTANCES SECURISEES L’objectif est de s’assurer d’une bonne gestion des carnets de quittances sécurisés (CQS) afin d’éviter les risques de fraudes, de détournements qui peuvent entrainer la perte des recettes de l’Etat. Cette procédure a également pour objectif de s’assurer de l’utilisation efficace et efficiente des carnets des quittances. Elle s’applique à l’ensemble des activités qui y sont liées à savoir : - la commande des CQS auprès du fournisseur ; - la réception des CQS par la DF ; - la gestion du stock à la DF ; - la demande et la mise à disposition des CQS aux requérants ; - l’utilisation des quittances par les services opérationnels ; - le suivi et contrôle de l’utilisation des quittances sécurisées. Les quittances sont regroupées en des livres ou carnets de 25 unités numérotées en série continue, chaque quittance dispose de 4 feuillets autocopiants de couleurs différentes : - 1er feuillet « original » remis au contribuable (Code barre pour faciliter les contrôles) ; - 2ème feuillet « duplicata » archivé dans le dossier du contribuable ;

Page 47 sur 55 - 3ème feuillet « triplicata » joint au rapport de recouvrement et transmis à la Direction des finances ; - 4ème feuillet « quadruplicata » reste comme souche dans le carnet des quittances. 14.1. Réquisition des carnets La Direction des finances fait une réquisition des Carnets de Quittances Sécurisées (CQS) auprès du Commissaire Général qui la valide. Cette validation déclenche le processus de commande auprès du fournisseur. La Direction des Finances devient de ce fait r esponsable de la gestion desdits carnets. 14.2. Réception des carnets A la réception des CQS, la DF procède aux contrôles quantitatifs et qualitatifs des quittances sur la base du bordereau de livraison reçu du fournisseur. Après ces contrôles, les CQS sont transportés et stockés dans un magasin sécurisé réservé à cet effet. La gestion des carnets de quittances à la Direction des finances commence par l’enregistrement desdits carnets dans des registres manuel et électronique. Les informations à renseigner sont les suivantes : la date et le numéro de réception, les numéros des livres de quittances, les plages de numéros des quittances et la quantité totale reçue. 14.3. Réquisition des carnets par les services opérationnels Toute distribution de CQS est subordonnée à la réquisition préalable de la structure opérationnelle concernée. Cette réquisition est établie selon un modèle transmis au Directeur des Finances (voir fiche de réquisition des CQS en annexe). Au cas où la réquisition n’a pas été envoyée avant la livraison, elle devra être établie au moment de la réception des CQS. Les services opérationnels devront faire parvenir à la DF les réquisitions relatives aux CQS au plus tard trois semaines avant la date probable de l’épuisement de leur stock. 14.4. Mise à disposition des carnets La mise à disposition des carnets au profit des services opérationnels est conditionnée par une réquisition préalablement envoyée à la DF. Les sorties de stocks sont consignées dans un registre électronique ou manuel qui comporte les informations suivantes : la date de sortie, les numéros des livres de quittances, les plages des numéros de quittances, la quantité totale sortie et le service demandeur.