Manuel de procédures de recouvrement et de comptabilisation

Page 50 sur 55 14.8.1. Règles de Gestion L’acquisition de CQS se fait en trois temps : - L’expression de besoins ; - La commande proprement dite ; - La livraison. L’expression de besoin se fait par le Chef Division Comptabilité des Recettes Fiscales suite au rapport du gestionnaire du stock de CQS. Ce rapport est produit après évaluation du stock de CQS et constatation l’atteinte du stock d’alerte. Le stock d’alerte ici représente un stock qui peut couvrir un semestr e de besoin en CQS sur toute l’étendue du territoire. Ce stock tient compte seulement du stock en magasin. L’expression des besoins est effectuée sur la base des consommations antérieures de CQS, et ceci doit couvrir au moins trois (03) années de besoins. Elle doit anticiper sur les événements exceptionnels pouvant requérir une grande consommation de CQS. 14.8.2. Étapes d’exécution des différentes tâches DIRECTION : DF Gestion des CQS Procédure N° 1: Procédure d’acquisition de CQS Code procédure : Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces 1- Expression de besoins 1. Gestionnaire du Stock - Evaluation du niveau des stocks - Constat d’atteinte niveau d’alerte - Elaboration d’un rapport précisant les quantités - Remplissage de la fiche d’expression de besoin - Transmission au CD-DCRF - Rapport d’évaluation - Fiche d’expression de besoin 2. CD-DCRF - Réception ; - Contrôle et validation ; - Transmission au DF. - Rapport d’évaluation - Fiche d’expression de besoin visés 3. DF - Réception des documents ; - Analyse et signature - Rapport d’évaluation - Fiche d’expression de besoin

Page 51 sur 55 DIRECTION : DF Gestion des CQS Procédure N° 1: Procédure d’acquisition de CQS Code procédure : Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces - Transmission au CG 4. CG - Réception - Analyse et validation - Transmission au DF - Rapport d’évaluation - Fiche d’expression de besoin 5. DF - Réception - Contrôle budgétaire et autres traitements - Validation - Transmission à la DAL - Rapport d’évaluation - Fiche d’expression de besoin 2- Passation de la commande 6. DAL - Réception - Procédure de passation de commande - Bon de commande 3- Livraison et entré en stock 7. Equipe de réception (DAL, DF, DAIAQ) - Réception de la commande - Contrôle et vérification de la conformité de la commande - Elaboration du PV de livraison - Signature du PV - Copie à chaque participant - Stockage des commandes - PV de réception 8. Agent gestionnaire - Mise à jour du fichier de gestion des stocks - Elaboration d’un rapport de la situation globale des stocks - Transmission du rapport et le PV de réception au CD-DCRF - Rapport de la situation globale des stocks - PV de réception 9. CD-DCRF - Réception - Analyse - Validation - Transmission à l’ Agent gestionnaire pour Archivage - Rapport de la situation globale des stocks - PV de réception

Page 53 sur 55 Le stock d’alerte de CQS est calculé à la fin de chaque année. Il est calculé en rapportant, le total des CQS utilisés (n-1) du poste sur 12. La réquisition de CQS doit préciser l e stock disponible avant la réquisition, ainsi que les quantités demandées. A la remise des CQS, la fiche de réquisition est signée par les deux parties. 14.9.2. Étapes d’exécution des différentes tâches DIRECTION : DF Gestion des CQS Procédure N° 2: Procédure de réquisition et de mise à disposition de CQS Code procédure Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces 1. Caissier du poste de collecte - Constat d’atteinte du niveau d’alerte du stock - Remplissage de la fiche de réquisition - Transmission au receveur Fiche de stock Fiche de réquisition 2. Receveur du poste/ .. - Réception de la réquisition avec les fiches de stock - Analyse et signature - Transmission au Chef service Fiche de stock Fiche de réquisition 3. Chef de service - Réception de la demande avec les fiches de stock - Signature - Transmission à la DCRF Fiche de stock Fiche de réquisition 4. Gestionnaire du Stock - Réception - Traitement de la demande - Mise à disposition des CQS au requérant avec décharge - Mis à jour des fiches de stock - Classement et archivage de la copie réquisition - Production du rapport mensuel de gestion des CQS Fiche de stock Fiche de réquisition Rapport mensuel FIN 14.10. Procédure d’établissement des notes d’accord 14.10.1. Objectif de la procédure Toutes les recettes collectées par l’OTR au cours d’un mois sont consignées dans les situations de recouvrement produites par la Direction des Etudes, de la Planification Stratégiques à travers la Division des Statistiques fiscales de l’OTR. Ces situations de recouvrement constituent les

Page 54 sur 55 informations officielles sur l’ensemble des recettes collectées par l’OTR et communiquées au Ministère chargé des finances. Au cours du mois, la DF de l’OTR transf ère de manière quotidienne les fonds recouvrés pour le compte de l’Etat, sur le compte du Trésor public ouvert dans les livres de la BCEAO et envoie tous les moyens de paiement spéciaux. La note d’accord est donc un document de rapprochement établi entre le Trésor public et l’OTR pour réconcilier les données des recettes suivant les situations de recouvrement et tous les transferts reçus par le Trésor public. 14.10.2. Règles de Gestion Il s'agit de l'ensemble des formalités qui doivent être observées, des actes qu i doivent être accomplis dans un ordre chronologique pour parvenir à l’établissement des notes d’accord. Objet de la procédure : Établissement des notes d’accord. Texte de base : Texte d’application : Indicateur de performance : 14.10.3. Étapes d’exécution des différentes tâches DIRECTION : DF Etablissement des notes d’accord Procédure N° 1: Etablissement des notes d’accord Code procédure : Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces 1. CD-DCRF - Réception de l’ébauche des notes d’accord de la DGTCP ; - Transmission de l’ébauche au Chef Section 08h - Notes d’accord 2. Chef section CRI/CRD - Réception de l’ébauche des notes d’accord ; - Transmission de l’ébauche aux agents chargés de l’élaboration des notes d’accord. 08h - Notes d’accord 3. Agents DCRF - Réception de l’ébauche - Analyse et élaboration des notes d’accord - Transmission au Chef Section pour contrôle 03jrs - Notes d’accord - Situation de recouvrement(DEPS) - Relevé BCEAO 4. Chef section CRI/CRD - Réception des notes d’accord - Contrôle et transmission au CD-DCRF pour validation 03jrs - Notes d’accord - Situation de recouvrement(DEPS) - Relevé BCEAO