Manuel de procédures de recouvrement et de comptabilisation

Page 51 sur 55 DIRECTION : DF Gestion des CQS Procédure N° 1: Procédure d’acquisition de CQS Code procédure : Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces - Transmission au CG 4. CG - Réception - Analyse et validation - Transmission au DF - Rapport d’évaluation - Fiche d’expression de besoin 5. DF - Réception - Contrôle budgétaire et autres traitements - Validation - Transmission à la DAL - Rapport d’évaluation - Fiche d’expression de besoin 2- Passation de la commande 6. DAL - Réception - Procédure de passation de commande - Bon de commande 3- Livraison et entré en stock 7. Equipe de réception (DAL, DF, DAIAQ) - Réception de la commande - Contrôle et vérification de la conformité de la commande - Elaboration du PV de livraison - Signature du PV - Copie à chaque participant - Stockage des commandes - PV de réception 8. Agent gestionnaire - Mise à jour du fichier de gestion des stocks - Elaboration d’un rapport de la situation globale des stocks - Transmission du rapport et le PV de réception au CD-DCRF - Rapport de la situation globale des stocks - PV de réception 9. CD-DCRF - Réception - Analyse - Validation - Transmission à l’ Agent gestionnaire pour Archivage - Rapport de la situation globale des stocks - PV de réception

Page 52 sur 55 DIRECTION : DF Gestion des CQS Procédure N° 1: Procédure d’acquisition de CQS Code procédure : Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces 10. Agent gestionnaire du stock - Réception - Classement et archivage - Rapport de la situation globale des stocks - PV de réception FIN 14.9. Procédure de réquisition des CQS par les services opérationnels et de mise à disposition par la DCRF Il s'agit de l'ensemble des formalités qui doivent être observées, des actes qui permettent de mettre les CQS à la disposition des services opérationnels. Objet de la procédure : Mettre les CQS à la disposition des services opérationnels Textes de base : Textes d’application : Note de service à prendre pour accompagner la procédure dans sa mise en œuvre. Indicateurs de performance : - Le nombre de réquisition - Délai moyen de livraison - Taux de livraison dans le temps - La rotation du stock - Le stock d’alerte - Taux de couverture du stock - Le stock moyen - Consommation moyenne 14.9.1. Règles de gestion La réquisition de CQS est faite par le receveur du centre de demande. Elle est validée par le chef de service (Directeur, Chef de la Division, chef de contrôle) et transmis au CD-DCRF. Le CD-DCRF après contrôle, valide la réquisition et la transmet au gestionnaire de stock pour traitement. La réquisition est faite quand le stock d’alerte est atteint, c’est-à-dire un stock couvrant au moins un mois de besoin.

Page 54 sur 55 informations officielles sur l’ensemble des recettes collectées par l’OTR et communiquées au Ministère chargé des finances. Au cours du mois, la DF de l’OTR transf ère de manière quotidienne les fonds recouvrés pour le compte de l’Etat, sur le compte du Trésor public ouvert dans les livres de la BCEAO et envoie tous les moyens de paiement spéciaux. La note d’accord est donc un document de rapprochement établi entre le Trésor public et l’OTR pour réconcilier les données des recettes suivant les situations de recouvrement et tous les transferts reçus par le Trésor public. 14.10.2. Règles de Gestion Il s'agit de l'ensemble des formalités qui doivent être observées, des actes qu i doivent être accomplis dans un ordre chronologique pour parvenir à l’établissement des notes d’accord. Objet de la procédure : Établissement des notes d’accord. Texte de base : Texte d’application : Indicateur de performance : 14.10.3. Étapes d’exécution des différentes tâches DIRECTION : DF Etablissement des notes d’accord Procédure N° 1: Etablissement des notes d’accord Code procédure : Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces 1. CD-DCRF - Réception de l’ébauche des notes d’accord de la DGTCP ; - Transmission de l’ébauche au Chef Section 08h - Notes d’accord 2. Chef section CRI/CRD - Réception de l’ébauche des notes d’accord ; - Transmission de l’ébauche aux agents chargés de l’élaboration des notes d’accord. 08h - Notes d’accord 3. Agents DCRF - Réception de l’ébauche - Analyse et élaboration des notes d’accord - Transmission au Chef Section pour contrôle 03jrs - Notes d’accord - Situation de recouvrement(DEPS) - Relevé BCEAO 4. Chef section CRI/CRD - Réception des notes d’accord - Contrôle et transmission au CD-DCRF pour validation 03jrs - Notes d’accord - Situation de recouvrement(DEPS) - Relevé BCEAO

Page 55 sur 55 DIRECTION : DF Etablissement des notes d’accord Procédure N° 1: Etablissement des notes d’accord Code procédure : Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces 5. CD-DCRF - Réception des notes d’accord - Contrôle et validation - Transmission au DF pour paraphe 03jrs - Notes d’accord - Situation de recouvrement(DEPS) - Relevé BCEAO 6. DF - Réception des notes d’accord - Paraphe des notes d’accord - Transmission des notes d’accord paraphées au CD- DCRF 30 j Notes d’accord 7. CD-DCRF - Réception des notes d’accord paraphées - transmission au Chef Section 30 j Notes d’accord 8. Chef section CRI/CRD - Réception des notes d’accord paraphées - Transmission à la DGTCP 30 j Notes d’accord 9. CD-DCRF - Réception des notes d’accord signées du Receveur général de l’Etat ; - Transmission des notes d’accord signées du Receveur général de l’Etat au Chef section pour vérification 30 j Notes d’accord 10. Chef section CRI/CRD - Réception des notes d’accord signées du receveur général de l’Etat ; - Vérification de conformité avec la copie de la note d’accord paraphée par le DF - Transmission au CD-DCRF 30 j Notes d’accord 11. CD-DCRF - Réception des notes d’accord signées du receveur général de l’Etat et vérifiées par le Chef Section ; - Transmission des notes d’accord au DF pour co- signatures 30 j Notes d’accord 12. DF - Réception des notes d’accord signée du receveur général de l’Etat - Co-signature des notes d’accord - Transmission des notes d’accord signées au CD- DCRF 30 j Notes d’accord 13. CD-DCRF - Réception des notes d’accord signées ; - Classement et archivage d’un exemplaire des notes d’accord - Transmission des deux autres exemplaires à la DGTCP. 30 j Notes d’accord FIN