Manuel de procédures de recouvrement et de comptabilisation

Page 44 sur 55 13.2. Règle de gestion de la procédure - L’état de rapprochement bancaire est établi à la fin de chaque mois pour chaque compte géré par l’OTR par les Chefs de Sections, contrôlé par les Chefs Divisions en charge de la gestion du compte concerné et validé par le Directeur des Finances ; - Pour pouvoir établir un état de rapprochement bancaire, le comptable doit disposer des documents suivants : o Le relevé bancaire à la date d’établissement du rapprochement établi par la banque ; o Le journal de banque de la même période ; - Les écritures de régularisation sont à passer dans le journal banque du mois concerné. Il s’agit : o des erreurs enregistrées dans les livres comptables et détectées lors du rapprochement bancaire ; o des frais de tenue de compte directement débités sur le relevé de banque (ceux-ci ne font pas systématiquement l’objet d’envoi d’avis de débit par la banque) ; - Toutes les régularisations doivent être suffisamment mises en évidence afin d’éviter qu’elles ne soient considérées comme élément en rapprochement le mois suivant ; - Les erreurs commises par la banque et détectées lors du rapprochement bancaire doivent faire l’objet d’une réclamation auprès de celle-ci dans les plus brefs délais (48h au plus tard après détection de l’erreur). 13.3. Description de la procédure de rapprochement bancaire Il s'agit de l'ensemble des formalités qui doivent être observées, des actes qui doivent être accomplis dans un ordre chronologique pour parvenir à l’élaboration de l’état de rapprochements bancaire. Objet de la procédure Rapprochement bancaire Textes de base - Textes d’application - Indicateur de performance -

Page 45 sur 55 13.4. Étapes d’exécution des différentes tâches Métier : Procédure N°01 : Rapprochement Bancaire des comptes des recettes Code procédure : Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces 1. Agent DCRF - Effectue le chargement du relevé bancaire ; - procède au rapprochement automatique ; - Saisie des autres transactions (virements interbancaires, virement au trésor, etc.) ; - Rapprochement manuel ; 08h - relevé bancaire - ERP 2. Agent sénior de la DCRF (section CI) - passe les écritures de régularisations nécessaires (frais et commissions bancaires , annulation ou extourne d’écriture…) 08h - Extrait de relever bancaire ; - ERP. 3. Chef section CRI/CRD - Vérification et imputation des écritures de régularisation 08h - ERP 4. Agent sénior de la DCRF (section CI) - Édition de l’état de rapprochement bancaire ; - Élaboration du rapport de rapprochement bancaire ; - Transmission du rapport de rapprochement bancaire au Chef section CRI/CRD. 08h - Rapport de rapprochement bancaire ; - ERP. 5. Chef section CRI/CRD - Réception du rapport de rapprochement bancaire - Contrôle et visa de l’état de rapprochement bancaire ; - Transmission de l’état de rapprochement bancaire au CD-DCRF pour validation. 08h - Rapport de rapprochement bancaire ; - ERP. 6. CD-DCRF - Réception du rapport de rapprochement bancaire ; - Validation et signature de l’état de rapprochement ; - Transmission de l’état de rapprochement bancaire au DF 08h - Rapport de rapprochement bancaire ; - ERP.

Page 47 sur 55 - 3ème feuillet « triplicata » joint au rapport de recouvrement et transmis à la Direction des finances ; - 4ème feuillet « quadruplicata » reste comme souche dans le carnet des quittances. 14.1. Réquisition des carnets La Direction des finances fait une réquisition des Carnets de Quittances Sécurisées (CQS) auprès du Commissaire Général qui la valide. Cette validation déclenche le processus de commande auprès du fournisseur. La Direction des Finances devient de ce fait r esponsable de la gestion desdits carnets. 14.2. Réception des carnets A la réception des CQS, la DF procède aux contrôles quantitatifs et qualitatifs des quittances sur la base du bordereau de livraison reçu du fournisseur. Après ces contrôles, les CQS sont transportés et stockés dans un magasin sécurisé réservé à cet effet. La gestion des carnets de quittances à la Direction des finances commence par l’enregistrement desdits carnets dans des registres manuel et électronique. Les informations à renseigner sont les suivantes : la date et le numéro de réception, les numéros des livres de quittances, les plages de numéros des quittances et la quantité totale reçue. 14.3. Réquisition des carnets par les services opérationnels Toute distribution de CQS est subordonnée à la réquisition préalable de la structure opérationnelle concernée. Cette réquisition est établie selon un modèle transmis au Directeur des Finances (voir fiche de réquisition des CQS en annexe). Au cas où la réquisition n’a pas été envoyée avant la livraison, elle devra être établie au moment de la réception des CQS. Les services opérationnels devront faire parvenir à la DF les réquisitions relatives aux CQS au plus tard trois semaines avant la date probable de l’épuisement de leur stock. 14.4. Mise à disposition des carnets La mise à disposition des carnets au profit des services opérationnels est conditionnée par une réquisition préalablement envoyée à la DF. Les sorties de stocks sont consignées dans un registre électronique ou manuel qui comporte les informations suivantes : la date de sortie, les numéros des livres de quittances, les plages des numéros de quittances, la quantité totale sortie et le service demandeur.

Page 48 sur 55 Tous les mouvements sont retracés dans une fiche de stock qui décrit les stocks initiaux, les entrées, les sorties et les stocks finaux. Cette fiche permet d’avoir une idée sur le niveau d’épuisement des stocks et de pouvoir ainsi enclencher l’approvisionn ement des structures opérationnelles nécessiteuses dont les besoins n’ont pas été préalablement exprimés. Dans ce cas, la réquisition sera établie au moment de la livraison des CQS. Le registre de sortie et la fiche de stocks permettront à la Division de la Comptabilité des Recettes Fiscales d’identifier les numéros de carnets manquants et d’en informer le cas échéant, le Directeur des Finances qui prendra immédiatement les mesures nécessaires. ( Voir Fiche de gestion de stock des CQS à la DF en annexe). 14.5. Réception des carnets par les services opérationnels La direction des finances envoie les carnets de quittances aux services opérationnels, qui a préalablement réquisitionné ces derniers. Les receveurs sont responsables de la réception des carnets de quit tances qui sont mis à leur disposition par la direction des finances. 14.6. Utilisation des carnets par les services opérationnels Chaque poste de recouvrement réquisitionnaire des carnets de quittance devra tenir un registre manuel ou électronique (voir le mo dèle de fiche de stock des CQS en annexe) dans lequel sont enregistrés les numéros des carnets reçus sous une forme séquentielle. Lors de l’utilisation des carnets, le responsable doit s’assurer que ceux -ci sont utilisés suivant l’ordre d’arrivée en suivan t les numéros séquentiels. Le poste ou le bureau utilisateur est responsable de la bonne gestion et l’utilisation efficace des carnets de quittances réceptionnés. Chaque quittance ne peut être utilisée que pour collecter six (06) taxes au maximum. Tous les champs qui y figurent doivent être obligatoirement renseignés avec un stylo à bille. Avant tout remplissage, les quittances doivent être séparées par le carton contenu dans le carnet de quittance. Tout agent de l’OTR qui délivre une quittance en paiement des droits et taxes doit obligatoirement valider ladite quittance en mentionnant son nom et sa signature. Après remplissage, l’agent remet le premier feuillet au contribuable, archive le deuxième dans le dossier de ce dernier, puis annexe le troisième au rapport de recouvrement transmis à la DF. Le quatrième feuillet est conservé dans le carnet.