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13 GUIDE DU PARTENAIRE PRIVILEGIE Les entreprises éligibles ont l’obligation de : 1. se conformer à tous les contrôles périodiques planifiés (en principe un (01) contrôle par an) ou inopinés décidés par l’administration des douanes ; 2. tenir à jour et conserver toutes les pièces comptables relatives aux opérations douanières, fiscales et commerciales ; 3. disposer d’un système de gestion comptable informatisé. Le contrat d’adhésion est signé pour une durée indéterminée. Toutefois, La Direction des Etudes et de la Législation procède tous les trois (03) ans, à un suivi et une évaluation en effectuant un contrôle de conformité des opérateurs agréés pour s’assurer du respect des conditions, obligations et critères d’octroi de leur agrément. Le contrôle de conformité est mené sur la base d’un questionnaire d’auto-évaluation. A cette occasion, les entreprises de la catégorie « A ou B » peuvent demander le reclassement dans une catégorie supérieure. Inversement, les entreprises ne respectant plus les critères de leur catégorie peuvent être reclassées dans une catégorie inférieure. Dans tous les cas, un rapport descriptif des améliorations ou régressions constatées depuis la dernière évaluation est également présenté. 1. Renouvellement de l’agrément Le renouvellement de l’agrément s’effectue à travers une demande adressée au Commissaire Général. Le dossier est composé des documents ci-après : OBLIGATIONS DES ENTREPRISES SUIVI ET EVALUATION DE L’AGREMENT RENOUVELLEMENT ET RETRAIT DE L’AGREMENT

14 GUIDE DU PARTENAIRE PRIVILEGIE • le questionnaire d’auto-évaluation dûment renseigné ; • l’extrait récent du registre de commerce ; • les procès-verbaux de la dernière Assemblée Générale et de la réunion du Conseil d’Administration ; • le quitus fiscal ; • les états financiers correspondant aux trois (03) derniers exercices. Les modèles de demande de renouvellement et du questionnaire d’auto- évaluation sont téléchargeables sur le site web de l’OTR (www.otr.tg). Le dossier ainsi constitué, doit être envoyé à l’adresse otr@otr.tg en mettant en copie le comité d’agrément au CPP à l’adresse cpp@otr.tg. 2. Retrait de l’agrément L’agrément peut être retiré par décision du Commissaire Général sur proposition du Commissaire des Douanes et Droits Indirects dans les cas ci-après : • manquements graves ou répétés à la législation et à la réglementation douanières ; • non-respect des termes du contrat d’adhésion ; • renonciation volontaire ; • tout autre cas rendant impossible le maintien du partenariat. La décision de retrait est motivée et notifiée au bénéficiaire qui peut la contester dans le cadre d’un recours gracieux ou d’un recours hiérarchique.

16 GUIDE DU PARTENAIRE PRIVILEGIE 41, rue des impôts 02 BP 20823 Lomé-Togo