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3 GUIDE DU PARTENAIRE PRIVILEGIE • Preuve du respect de la législation et de la règlementation douanière et fiscale ; • système efficace de gestion des écritures commerciales ; • solvabilité financière ; • normes de sécurité et de sûreté appropriées. 1. Preuve du respect de la législation et de la règlementation douanière et fiscale Ce critère vise à constater l’absence d’infractions graves ou répétées à la législation et à la règlementation douanières ainsi qu’aux dispositions fiscales. L’Office Togolais des Recettes (OTR) prend en compte l’ensemble des faits, ainsi que les circonstances atténuantes et aggravantes (infraction délibérée, récidive, gain financier, etc.) dans sa décision pour déterminer si le demandeur CONDITIONS D’OCTROI DU STATUT

4 GUIDE DU PARTENAIRE PRIVILEGIE est qualifié pour devenir un partenaire privilégié. Aucune entreprise ne doit avoir commis d’infractions graves et/ou répétées, ni à la législation et à la règlementation douanières, ni aux dispositions fiscales. Les antécédents douaniers Les agents de l’OTR examinent si l’entreprise s’est vu notifier des infractions graves et/ou répétées à la législation et à la règlementation douanières, se rapportant à des faits commis au cours des trois (03) dernières années. Les antécédents fiscaux Les agents de l’OTR examinent si l’entreprise s’est vue notifier des infractions fiscales graves et/ou répétées à la législation et à la règlementation fiscales se rapportant à des faits commis au cours des trois (03) dernières années. 2. Système efficace de gestion des écritures commerciales Ce critère vise à s’assurer que le demandeur utilise un système comptable compatible avec les principes généralement admis en matière comptable, autorise les contrôles douaniers et conserve un historique des données. L’OTR cherche à déterminer si l’opérateur est en mesure de présenter, à tout moment, aux services douaniers l’ensemble de la documentation comptable requise par les lois et règlements, et en particulier les documents comptables liés aux opérations douanières. 3. Solvabilité financière Ce critère vise à s’assurer que le demandeur : • a une capacité financière avérée ; • n’est pas actuellement engagé dans une procédure de faillite ; • a rempli ses obligations financières concernant le paiement des droits de douane et de tous les autres droits et taxes ;

6 GUIDE DU PARTENAIRE PRIVILEGIE Trois (03) types d’agréments sont accordés selon votre degré de conformité aux critères : • Agrément de type « A » • Agrément de type « B » • Agrément de type « C » La procédure d’obtention du statut de partenaire privilégié se présente comme suit : 1. Envoi de la demande d’agrément Le demandeur doit adresser au Commissaire Général de l’Office Togolais des Recettes (OTR) un dossier comprenant une demande d’adhésion établie selon le modèle défini par l’OTR, accompagnée : • du questionnaire d’auto-évaluation dûment renseigné ; • d’un extrait récent du registre de commerce ; • d’un quitus fiscal ou attestation de régularité fiscale en cours de validité ; • du statut de l’entreprise ; • d’un quitus social des trois (03) derniers trimestres ; • de la description des locaux, sites d’empotage/dépotage et des moyens de transports ; • des états financiers des trois (03) derniers exercices certifiés par un cabinet agréé. Les modèles de demande d’adhésion et du questionnaire d’auto-évaluation PROCEDURE D’OBTENTION DE L’AGREMENT CPP AGREMENTS

7 GUIDE DU PARTENAIRE PRIVILEGIE sont téléchargeables sur le site web de l’OTR (www.otr.tg). Le dossier ainsi constitué doit être envoyé à l’adresse otr@otr.tg en mettant en copie le comité d’agrément créé par décision du Commissaire Général à l’adresse cpp@otr.tg. 2. Etude d’éligibilité par le comité d’agrément Cette étude porte sur l’examen des relations de votre entreprise avec l’administration douanière et sur le degré de respect des lois et règlements douaniers, à savoir : • Les antécédents en matière de contentieux douaniers et fiscaux (nature des infractions, leur fréquence et leur degré de gravité) ; • L’historique des opérations en douane (situation des comptes sous Régimes Economiques en Douane, importations, exportations, opérations répétitives, volume des opérations, régimes usités,…) ; • Le système de gestion des écritures commerciales et des documents relatifs au transport ; • La solvabilité financière (bonne santé financière de votre entreprise sur les trois (03) dernières années) ; • Les normes de sécurité et de sûreté (politique mise en place pour le contrôle et l’accès des données, pour protéger les locaux et d’une manière générale pour assurer la sécurité et la sûreté de la chaîne logistique internationale). Votre entreprise est informée du résultat de cet examen dans un délai de trois (03) mois.