Manuel de procédures de recouvrement et de comptabilisation

Page 32 sur 55 SG Procédures de recouvrement Procédure N°4 : Procédure d’apurement et de compensation RECF-04-01 Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces 3. Chef service recouvrement Réception et affectation à l’agent chargé du recouvrement pour traitement. 10 min Demande timbrée et pièces jointes en original et copies (déclaration de douane, quittance de paiement, attestations de retenue à la source, bordereau d’auto imputation des retenues à la source…) 4. Agent chargé du recouvrement - Réception de la demande ; - Vérification et pointage des montants sur chaque document ; - Estampillage des documents originaux et des photocopies réceptionnées ; - Remise des originaux au contribuable et archivage des photocopies ; - Rédaction du projet d’apurement ou de compensation sur la base du montant validé ; - Transmission du projet d’apurement au chef service recouvrement. 01 h Documents estampillés, Projet d’apurement 5. Chef service recouvrement - Réception du projet d’apurement ; - Contrôle et paraphe du projet d’apurement, si conforme ; - Transmission au secrétariat. 10 min Projet d’apurement et pièces jointes

Page 33 sur 55 SG Procédures de recouvrement Procédure N°4 : Procédure d’apurement et de compensation RECF-04-01 Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces 6. Secrétaire service gestionnaire - Réception du projet d’apurement ; - Transmission au chef service gestionnaire pour signature. 05 min Projet d’apurement et pièces jointes 7. Chef service gestionnaire - Réception projet d’apurement paraphé ; - Contrôle ; - Signature du projet d’apurement, si conforme ; - Transmission de l’autorisation d’apurement/autorisati on de compensation au secrétariat. 01 h Projet d’apurement Autorisation d’apurement / Autorisation de compensation 8. Secrétaire service gestionnaire - Réception et enregistrement ; - Envoi au contribuable sous plis fermé ; - Réception de la décharge ; - Transmission d’une copie de la décharge au service recouvrement pour suivie de l’apurement ; - Archivage d’une copie. 08 h Autorisation d’apurement / autorisation de compensation FIN

Page 35 sur 55 I. REGLES APPLICABLES AUX RECETTES FISCALES Les règles applicables aux recettes fiscales de l’OTR sont essentiellement issues du code général des impôts, le livre de procédures fiscales, le code foncier et domanial, de la loi des finances, des décrets, des arrêtés et des procédures conformes à la ma nipulation des deniers publics. Les fonds collectés au profit de l’Etat, des collectivités et des autres partenaires ne peuvent pas être confondus aux ressources propres de l’OTR. II. NATURE DES RECETTES En général, les recettes collectées sont soit des recettes fiscales ou des recettes non fiscales. Ces recettes sont collectées à l’intérieur du pays par le Commissariat des Impôts(CI). Nous distinguons les recettes budgétaires, hors-budget et communautaires. - Les recettes budgétaires sont celles prévues au budget de l’Etat ; - Les recettes hors-budget sont celles qui ne sont pas prévues au budget de l’Etat ; Ces recettes collectées sont réparties entre les différents bénéficiaires suivant une clé de répartition par nature de droits et taxes conformément aux dispositions du code général des Impôts en vigueur. III. PERIODES COMPTABLES Les périodes comptables retenues sont : la journée, la décade, le mois et l’année, conformément à la règlementation comptable en vigueur. La journée est la période comptable à la fin de laquelle tous les livres de premières écritures tenues par les comptables des recettes des impôts sont obligatoirement arrêtés. Les masses quotidiennes de recettes par compte et/ou par nature de recettes sont ensuite reportées au journal grand livre récapitulatif. Enfin, les comptabilités des recettes des impôts situées sur le territoire de la région de Lomé sont quotidiennement arrêtées et transférées à la DF pour centralisation. La décade est la période de dix (10) jours au terme de laquelle tous les postes comptables situés en dehors de la région de Lomé arrêtent et transfèrent leurs données comptables à la DF pour centralisation. La décade finit les 10, 20 et le dernier jour de la fin du mois. Le mois est la période comptable au terme de laquelle tous les livres comptables de premières et secondes écritures sont arrêtés en vue de la préparation des documents mensuels de synthèse : balance des comptes de service, balance générale des comptes, rapport financier etc.

Page 36 sur 55 L’année correspond à la période de clôture de l’exercice. Elle part du 1er janvier au 31 décembre. Au terme de l’année, les livres comptables sont clôturés et les états financiers établis. IV. LES ACTEURS DU RECOUVREMENT DES RECETTES Les acteurs du recouvrement des recettes sont : - Les receveurs et caissiers du Commissariat des Impôts (CI); - Les banques partenaires ; - Les partenaires de téléphonies mobiles (mobile money) ; - Le Directeur des finances et les agents de la Division Comptabilité des Recettes Fiscales. V. LES MOYENS DE RECOUVREMENT Les recettes de l’OTR sont collectées au travers de deux systèmes informatiques : le Système de Gestion des Impôts de l’OTR (SGIO) pour le CI permettant de dématérialiser le processus de recouvrement. Pour les bureaux non informatisés et les recouvrements itinérants, l’OTR a acquis et mis en circulation à des Carnets de Quittances Sécurisées (CQS). L’objectif est de faciliter la collecte manuelle des recettes afin d’éviter les risques de fraudes et de détournements qui peuvent entrainer la perte des recettes de l’Etat. VI. LES MOYENS DE REGLEMENT DES DECLARATIONS Pour régler sa déclaration, le contribuable dispose de divers moyens à savoir : le numéraire ou l’espèce, les chèques bancaires, les chèques postaux, les viremen ts bancaires, les moyens de paiement électroniques, les virements directs à la BCEAO, les chèques d’exonération, les traites, les lettres de crédit, les compensations. 6.1. Règlement en espèces Le règlement est fait en espèces lorsque le contribuable règle sa déclaration à une caisse affectée pour cette cause, avec le numéraire (monnaie sonnante et trébuchante). Selon les cas, le contribuable a le choix de payer soit à la caisse du receveur, soit aux guichets des banques commerciales partenaires de l’OTR pour payer sa dette. 6.2. Règlement en espèces chez le Receveur Dans les centres de collectes où les banques commerciales partenaires de l’OTR ne sont pas installées, l’OTR a créé une caisse de recouvrement sous la responsabilité du Receveur pour le règlement des créances fiscales.