Manuel de procédures de recouvrement et de comptabilisation

Page 38 sur 55 Le receveur fait confirmer le SWIFT du virement direct par la Direction des Finances et valide le règlement de la déclaration du contribuable. 6.8. Règlement par les moyens de paiement spéciaux (chèques d’exonération ou attestation de crédit, chèques trésor, lettres de crédit, traites et les billets à ordre) Le chèque d’exonération ou attestation de crédit est un chèque établi par le Trésor public au profit des contribuables pour leur permettre de ne plus débourser de l’argent liquide pour payer la TVA liée à l’exécution des marchés que leur a confié l’Etat. Le chèque trésor est un chèque émis par le contribuable sur son compte de dépôts ouverts dans les livres du Trésor public au profit de l’OTR. La Traite est un titre par lequel, le contribuable s’engage à payer le principal et les intérêts de sa dette à une date déterminée à l’Etat. Le Billet à ordre est un document par lequel le contribuable se reconnait dé biteur de l’Etat auquel il promet de payer une certaine somme d’argent à un certain terme spécifié sur le titre. 6.9. Règlement par apurement Dans ce cas, le contribuable détient un crédit d’impôt sur l’administration fiscale et voudrait le faire valoir pour le paiement de sa dette. Pour ce faire, il adresse une demande de créance fiscale au Commissaire des impôts qui après étude peut le lui accorder. La réponse du Commissaire constitue alors un moyen pour l’apurement de la dette du contribuable dans les livres de l’administration fiscale. 6.10. Règlement par compensation (dette croisée Etat/contribuable) La compensation est un mécanisme par lequel s’éteignent totalement ou partiellement les dettes mutuelles entre l’Etat et les contribuables. Elle survient sur demande du contribuable et acceptation du Ministre en charge des finances. 6.11. Règlement par exonérations fiscales L’exonération fiscale est une dispense de payer l’impôt. Elle consiste à exclure exceptionnellement, en totalité ou en partie, pour une durée limitée ou permanente, des opérations, des éléments ou tout simplement des personnes du paiement d’un impôt ou d’une taxe. Le traitement des demandes d’exonération relève de la compétence des Directions des études et de la législation.

Page 39 sur 55 VII. CREATION ET FONCTIONNEMENT D ES COMPTES BANCAIRES DE RECETTES DE L’OTR L’OTR a mis en place un système de collecte des recettes fiscales à travers les banques afin de rendre un meilleur service aux contribuables, sécuriser les recettes et en réduire les risques liés à la manipulation de l’argent par les agents de recouvrement de l’OTR. 7.1. Création des comptes de recettes de l’OTR Selon les besoins, les comptes bancaires de recettes de l’OTR sont ouverts dans les banques commerciales sur demande signée du commissaire général et du directeur des finances ou de leurs suppléants. Par cette occasion, l’OTR donne mandat à la banque de co llecter pour son compte les recettes fiscales sur les déclarations des contribuables et dont la perception est de la compétence des directions opérationnelles concernées. A l’ouverture desdits comptes, l’OTR communique l’identité et les spécimens de signat ures des personnes autorisées à faire fonctionner les comptes ainsi que ceux de leurs suppléants en cas d’absence ou d’empêchement. Un journal pour chacun des comptes bancaires de recettes ouvert au nom de l’OTR est tenu par la Direction des Finances pour le suivi des opérations. 7.2. Les types de comptes bancaires de recettes ouverts dans les banques Les comptes bancaires de recettes de l’OTR sont répartis en deux catégories : - Les comptes budgets destinés à encaisser directement les recouvrements des recettes ; - Les comptes hors-budgets alimentés par les comptes budgets sur ordre des signataires habiletés de l’OTR. 7.3. Fonctionnement des comptes de recettes de l’OTR Pour le fonctionnement des comptes bancaires des recettes de l’OTR, les combinaisons de signatures (entre A et B) indiquées dans le tableau ci-dessous sont requises. Signataires Signature A Signature B Titulaires Commissaire Général Directeur des Finances Suppléants Commissaire des impôts Chef division comptabilité des recettes fiscales / Chef division budget et comptabilité des dépenses Chaque responsable devra avoir un suppléant désigné dans les mêmes conditions que le titulaire.

Page 41 sur 55 Les postes de recouvrement situés dans la zone de Lomé et dans les chefs -lieux des régions doivent effectuer le versement des recettes collectées systématiquement chaque lendemain ouvré suivant le jour de collecte sur les comptes bancaires de recettes de l’OTR. De même, les postes situés à l’intérieur du pays ont l’obligation de verser les fonds sur les comptes bancaires de recettes de l’OTR le premier jour ouvré qui suit la semaine de recouvrement. Les versements physiques des espèces ne devront pas être inférieurs au montant se trouvant dans les livres comptables. Si c’est le cas, des justificatifs devront être fournis. Les bordereaux de versement bancaire doivent obligatoirement porter les mentions suivantes : la date, le nom, le code du poste et le montant versé. X. PRINCIPES DE TRANSMISSION DES RAPPORTS En fin de journée, le caissier tire le rapport de recouvrement du système informatique constitué du registre de caisse journalier par droits et taxes, par moyen de paiement. Pour les recouvrements manuels, il produit manuellement un rapport selon un modèle défini en annexe. Le caissier signe et appose le cachet de caisse sur le rapport et le transmet au Receveur. Le Receveur vérifie les données inscrites dans les rapports et contresigne pour justifier son approbation. 10.1. Composition du rapport de recouvrement à transmettre à la DF Le package de rapport de recouvrement à transmettre à la DF est constitué du rapport journalier signé, des bordereaux de versements des espèces, les bordereaux de remises de chèques, tous les justificatifs des autres moyens de paiement admis, les copies (feuillet triplicate finance) puis les feuillets « originale-contribuable » si la quittance a été annulée. Le receveur prépare ce package et l’envoie sous plis fermé par le biais de la poste au Directeur des finances. Les différents rapports de collectes sont préparés pour les recettes fiscales et non fiscales, en monnaie locale (FCFA) et étrangère éventuellement mais seulement pour les devises autorisées à circuler au Togo par la réglementation et la législation nationale en vigueur en la matière. 10.2. Périodicité de transmission La liasse de rapports des recettes fiscales sont transmis chaque lendemain ouvré à la Direction des finances par tous les receveurs/caissiers de la région de Lomé -Commune et golfe et le premier jour ouvré de la semaine suivante pour les postes/bureaux situés à l’intérieur du pays.

Page 42 sur 55 A part les rapports journaliers, en fin de semaine et de mois, les caissiers/receveurs doivent produire et envoyer également les rapports hebdomadaires et mensuels de recettes après avoir effectué les contrôles requis et s’être assurés de la conformité avec les encaissements effectifs. Les différents modèles de rapport journalier, hebdomadaire, mensuel et annuel à produire sont en annexes. XI. PROCEDURE DE CENTRALISATION Il s'agit de l'ensemble des formalités qui do ivent être observées, des actes qui doivent être accomplis dans un ordre chronologique pour parvenir à la centralisation des recettes collectées au niveau de la Direction des Finances. Objet de la procédure Centralisation des recettes collectées à la DF Textes de base - Textes d’application - Indicateur de performance - XII. PROCEDURE DE COMPTABILISATION DES RECETTES FISCALES Métier : Procédure N°01 : Chargement des données et comptabilisation des recettes dans l’ERP Code procédure : Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces 1. Agent sénior de la DCRF (section CI - Préparation des données mensuelles par droit et taxes et par mode de paiement sous le format chargeable dans l’ERP ; - Préparation des données mensuelles des versements de recettes sous le format chargeable dans l’ERP. 08h - Format chargeable des données de recouvrement centralisées par Droit et taxes, par mode de paiement ; - Format chargeable des données des versements des recettes - ERP. 2. Chef section comptabilité des recettes CI - Validation des formats chargeables des données de recouvrement centralisées par Droit et taxes, par mode de paiement ; - Validation des formats chargeables des données de recouvrement centralisées par Droit et taxes, par mode de paiement ; - Chargement des données mensuelles des versements de recettes dans l’ERP 08h - Format chargeable des données de recouvrement centralisées par Droit et taxes, par mode de paiement ; - Format chargeable des données des versements des recettes - ERP.