Manuel de procédures de recouvrement et de comptabilisation

Page 41 sur 55 Les postes de recouvrement situés dans la zone de Lomé et dans les chefs -lieux des régions doivent effectuer le versement des recettes collectées systématiquement chaque lendemain ouvré suivant le jour de collecte sur les comptes bancaires de recettes de l’OTR. De même, les postes situés à l’intérieur du pays ont l’obligation de verser les fonds sur les comptes bancaires de recettes de l’OTR le premier jour ouvré qui suit la semaine de recouvrement. Les versements physiques des espèces ne devront pas être inférieurs au montant se trouvant dans les livres comptables. Si c’est le cas, des justificatifs devront être fournis. Les bordereaux de versement bancaire doivent obligatoirement porter les mentions suivantes : la date, le nom, le code du poste et le montant versé. X. PRINCIPES DE TRANSMISSION DES RAPPORTS En fin de journée, le caissier tire le rapport de recouvrement du système informatique constitué du registre de caisse journalier par droits et taxes, par moyen de paiement. Pour les recouvrements manuels, il produit manuellement un rapport selon un modèle défini en annexe. Le caissier signe et appose le cachet de caisse sur le rapport et le transmet au Receveur. Le Receveur vérifie les données inscrites dans les rapports et contresigne pour justifier son approbation. 10.1. Composition du rapport de recouvrement à transmettre à la DF Le package de rapport de recouvrement à transmettre à la DF est constitué du rapport journalier signé, des bordereaux de versements des espèces, les bordereaux de remises de chèques, tous les justificatifs des autres moyens de paiement admis, les copies (feuillet triplicate finance) puis les feuillets « originale-contribuable » si la quittance a été annulée. Le receveur prépare ce package et l’envoie sous plis fermé par le biais de la poste au Directeur des finances. Les différents rapports de collectes sont préparés pour les recettes fiscales et non fiscales, en monnaie locale (FCFA) et étrangère éventuellement mais seulement pour les devises autorisées à circuler au Togo par la réglementation et la législation nationale en vigueur en la matière. 10.2. Périodicité de transmission La liasse de rapports des recettes fiscales sont transmis chaque lendemain ouvré à la Direction des finances par tous les receveurs/caissiers de la région de Lomé -Commune et golfe et le premier jour ouvré de la semaine suivante pour les postes/bureaux situés à l’intérieur du pays.

Page 42 sur 55 A part les rapports journaliers, en fin de semaine et de mois, les caissiers/receveurs doivent produire et envoyer également les rapports hebdomadaires et mensuels de recettes après avoir effectué les contrôles requis et s’être assurés de la conformité avec les encaissements effectifs. Les différents modèles de rapport journalier, hebdomadaire, mensuel et annuel à produire sont en annexes. XI. PROCEDURE DE CENTRALISATION Il s'agit de l'ensemble des formalités qui do ivent être observées, des actes qui doivent être accomplis dans un ordre chronologique pour parvenir à la centralisation des recettes collectées au niveau de la Direction des Finances. Objet de la procédure Centralisation des recettes collectées à la DF Textes de base - Textes d’application - Indicateur de performance - XII. PROCEDURE DE COMPTABILISATION DES RECETTES FISCALES Métier : Procédure N°01 : Chargement des données et comptabilisation des recettes dans l’ERP Code procédure : Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces 1. Agent sénior de la DCRF (section CI - Préparation des données mensuelles par droit et taxes et par mode de paiement sous le format chargeable dans l’ERP ; - Préparation des données mensuelles des versements de recettes sous le format chargeable dans l’ERP. 08h - Format chargeable des données de recouvrement centralisées par Droit et taxes, par mode de paiement ; - Format chargeable des données des versements des recettes - ERP. 2. Chef section comptabilité des recettes CI - Validation des formats chargeables des données de recouvrement centralisées par Droit et taxes, par mode de paiement ; - Validation des formats chargeables des données de recouvrement centralisées par Droit et taxes, par mode de paiement ; - Chargement des données mensuelles des versements de recettes dans l’ERP 08h - Format chargeable des données de recouvrement centralisées par Droit et taxes, par mode de paiement ; - Format chargeable des données des versements des recettes - ERP.

Page 44 sur 55 13.2. Règle de gestion de la procédure - L’état de rapprochement bancaire est établi à la fin de chaque mois pour chaque compte géré par l’OTR par les Chefs de Sections, contrôlé par les Chefs Divisions en charge de la gestion du compte concerné et validé par le Directeur des Finances ; - Pour pouvoir établir un état de rapprochement bancaire, le comptable doit disposer des documents suivants : o Le relevé bancaire à la date d’établissement du rapprochement établi par la banque ; o Le journal de banque de la même période ; - Les écritures de régularisation sont à passer dans le journal banque du mois concerné. Il s’agit : o des erreurs enregistrées dans les livres comptables et détectées lors du rapprochement bancaire ; o des frais de tenue de compte directement débités sur le relevé de banque (ceux-ci ne font pas systématiquement l’objet d’envoi d’avis de débit par la banque) ; - Toutes les régularisations doivent être suffisamment mises en évidence afin d’éviter qu’elles ne soient considérées comme élément en rapprochement le mois suivant ; - Les erreurs commises par la banque et détectées lors du rapprochement bancaire doivent faire l’objet d’une réclamation auprès de celle-ci dans les plus brefs délais (48h au plus tard après détection de l’erreur). 13.3. Description de la procédure de rapprochement bancaire Il s'agit de l'ensemble des formalités qui doivent être observées, des actes qui doivent être accomplis dans un ordre chronologique pour parvenir à l’élaboration de l’état de rapprochements bancaire. Objet de la procédure Rapprochement bancaire Textes de base - Textes d’application - Indicateur de performance -

Page 45 sur 55 13.4. Étapes d’exécution des différentes tâches Métier : Procédure N°01 : Rapprochement Bancaire des comptes des recettes Code procédure : Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces 1. Agent DCRF - Effectue le chargement du relevé bancaire ; - procède au rapprochement automatique ; - Saisie des autres transactions (virements interbancaires, virement au trésor, etc.) ; - Rapprochement manuel ; 08h - relevé bancaire - ERP 2. Agent sénior de la DCRF (section CI) - passe les écritures de régularisations nécessaires (frais et commissions bancaires , annulation ou extourne d’écriture…) 08h - Extrait de relever bancaire ; - ERP. 3. Chef section CRI/CRD - Vérification et imputation des écritures de régularisation 08h - ERP 4. Agent sénior de la DCRF (section CI) - Édition de l’état de rapprochement bancaire ; - Élaboration du rapport de rapprochement bancaire ; - Transmission du rapport de rapprochement bancaire au Chef section CRI/CRD. 08h - Rapport de rapprochement bancaire ; - ERP. 5. Chef section CRI/CRD - Réception du rapport de rapprochement bancaire - Contrôle et visa de l’état de rapprochement bancaire ; - Transmission de l’état de rapprochement bancaire au CD-DCRF pour validation. 08h - Rapport de rapprochement bancaire ; - ERP. 6. CD-DCRF - Réception du rapport de rapprochement bancaire ; - Validation et signature de l’état de rapprochement ; - Transmission de l’état de rapprochement bancaire au DF 08h - Rapport de rapprochement bancaire ; - ERP.