Manuel de procédures de recouvrement et de comptabilisation

Page 40 sur 55 Ainsi, en cas d’absence ou d’empêchement de l’un et/ou de l’autre des signataires titulaires, une lettre désigna nt la combinaison des signataires suppléants sur la période d’absence est envoyée à toutes les banques partenaires. Les mouvements de fonds se font par virement dûment signé suivant les combinaisons ci-dessus citées. Les comptes budgets sont débités sur ordre de l’OTR pour alimenter exclusivement soit le compte Trésor-OTR ouvert dans les livres de la BCEAO ou le compte hors budget ouvert dans les livres de la même banque. Ces comptes budgets ne pourront être débités vers les comptes bénéficiaires autres que ceux mentionnés ci-avant sauf cas de retour de chèques impayés ou des régularisations des incidents de paiement. Les opérations de débit sur les comptes budget sont faites uniquement par ordre de virement. Les comptes hors budget reçoivent toutes les re cettes non destinées au Trésor. Une fois ces fonds disponibles sur ces comptes, la DF transfert la part qui revient à chaque bénéficiaire suivant des périodicités définies. VIII. DESCRIPTION DE LA TRESORERIE La trésorerie des recettes fiscales et douanières de l’OTR est constituée des fonds disponibles sur les comptes bancaires de recouvrement de recettes, dans les caisses des receveurs et sur les comptes Mobile Money. Cette trésorerie est transférée sur le compte Trésor-OTR à la BCEAO à travers les ordres de virement qui sont émis quotidiennement. IX. PRINCIPES DE VERSEMENT DES FONDS SUR LES COMPTES DE RECETTES Quel que soit le mode de recouvrement, toutes les recettes collectées doivent obligatoirement être versées sur les comptes de recettes de l’OTR. Pour les paiements aux guichets des banques et les paiements en ligne, les fonds sont immédiatement disponibles sur les comptes bancaires de recettes de l’OTR, une fois que le règlement de la créance du contribuab le a abouti. Par contre, les fonds des paiements via le Mobile Money, sont d’abord encaissés sur les comptes de Mobile Money de l’OTR ouvert à cet effet puis niveler par destruction de la monnaie sur les comptes bancaires de recettes suivant une périodicité définie avec les opérateurs de payement mobile. Quant aux payements reçus dans les caisses du receveur de l’OTR, les receveurs doivent reverser les fonds sur les comptes bancaires de recettes de l’OTR quotidiennement ou hebdomadairement.

Page 41 sur 55 Les postes de recouvrement situés dans la zone de Lomé et dans les chefs -lieux des régions doivent effectuer le versement des recettes collectées systématiquement chaque lendemain ouvré suivant le jour de collecte sur les comptes bancaires de recettes de l’OTR. De même, les postes situés à l’intérieur du pays ont l’obligation de verser les fonds sur les comptes bancaires de recettes de l’OTR le premier jour ouvré qui suit la semaine de recouvrement. Les versements physiques des espèces ne devront pas être inférieurs au montant se trouvant dans les livres comptables. Si c’est le cas, des justificatifs devront être fournis. Les bordereaux de versement bancaire doivent obligatoirement porter les mentions suivantes : la date, le nom, le code du poste et le montant versé. X. PRINCIPES DE TRANSMISSION DES RAPPORTS En fin de journée, le caissier tire le rapport de recouvrement du système informatique constitué du registre de caisse journalier par droits et taxes, par moyen de paiement. Pour les recouvrements manuels, il produit manuellement un rapport selon un modèle défini en annexe. Le caissier signe et appose le cachet de caisse sur le rapport et le transmet au Receveur. Le Receveur vérifie les données inscrites dans les rapports et contresigne pour justifier son approbation. 10.1. Composition du rapport de recouvrement à transmettre à la DF Le package de rapport de recouvrement à transmettre à la DF est constitué du rapport journalier signé, des bordereaux de versements des espèces, les bordereaux de remises de chèques, tous les justificatifs des autres moyens de paiement admis, les copies (feuillet triplicate finance) puis les feuillets « originale-contribuable » si la quittance a été annulée. Le receveur prépare ce package et l’envoie sous plis fermé par le biais de la poste au Directeur des finances. Les différents rapports de collectes sont préparés pour les recettes fiscales et non fiscales, en monnaie locale (FCFA) et étrangère éventuellement mais seulement pour les devises autorisées à circuler au Togo par la réglementation et la législation nationale en vigueur en la matière. 10.2. Périodicité de transmission La liasse de rapports des recettes fiscales sont transmis chaque lendemain ouvré à la Direction des finances par tous les receveurs/caissiers de la région de Lomé -Commune et golfe et le premier jour ouvré de la semaine suivante pour les postes/bureaux situés à l’intérieur du pays.

Page 43 sur 55 Métier : Procédure N°01 : Chargement des données et comptabilisation des recettes dans l’ERP Code procédure : Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces 3. Agent sénior de la DCRF (section CI - Vérification des données chargées dans l’ERP - Lancement de la comptabilisation - Edition de la balance des comptes - Transmission de la balance des comptes au chef section comptabilité des recettes CI 08h - Balance des comptes - ERP 4. Chef section comptabilité des recettes CI - Réception de la balance des comptes - Vérification de la balance des comptes et imputation des écritures comptables dans l’ERP ; - Transmission de la balance au CD-DCRF. 08h - Balance des comptes - ERP 5. CD-DCRF - Réception de la balance des comptes - Validation de la balance des comptes - Transmission de la balance des comptes au DF. 08h - Balance des comptes - ERP 6. DF - Réception de la balance des comptes - Approbation de la balance des comptes - Transmission de la balance des comptes approuvée au CD-DCRF. 08h - Balance des comptes - ERP 7. CD-DCRF - Réception de la balance des comptes approuvée - Classement et archivage 08h - Balance des comptes - ERP FIN XIII. PROCEDURE D’ETABLISSEMENT DES ETATS DE RAPPROCHEMENTS BANCAIRES 13.1. Objectif de la procédure L’objectif de la procédure d’établissement des états de rapprochements bancaires est de permettre à l’Office Togolais des Recettes (OTR) de déceler les erreurs à temps en comparant les comptes bancaires tenus par l’OTR et les relevés bancaires reçus des banques.

Page 44 sur 55 13.2. Règle de gestion de la procédure - L’état de rapprochement bancaire est établi à la fin de chaque mois pour chaque compte géré par l’OTR par les Chefs de Sections, contrôlé par les Chefs Divisions en charge de la gestion du compte concerné et validé par le Directeur des Finances ; - Pour pouvoir établir un état de rapprochement bancaire, le comptable doit disposer des documents suivants : o Le relevé bancaire à la date d’établissement du rapprochement établi par la banque ; o Le journal de banque de la même période ; - Les écritures de régularisation sont à passer dans le journal banque du mois concerné. Il s’agit : o des erreurs enregistrées dans les livres comptables et détectées lors du rapprochement bancaire ; o des frais de tenue de compte directement débités sur le relevé de banque (ceux-ci ne font pas systématiquement l’objet d’envoi d’avis de débit par la banque) ; - Toutes les régularisations doivent être suffisamment mises en évidence afin d’éviter qu’elles ne soient considérées comme élément en rapprochement le mois suivant ; - Les erreurs commises par la banque et détectées lors du rapprochement bancaire doivent faire l’objet d’une réclamation auprès de celle-ci dans les plus brefs délais (48h au plus tard après détection de l’erreur). 13.3. Description de la procédure de rapprochement bancaire Il s'agit de l'ensemble des formalités qui doivent être observées, des actes qui doivent être accomplis dans un ordre chronologique pour parvenir à l’élaboration de l’état de rapprochements bancaire. Objet de la procédure Rapprochement bancaire Textes de base - Textes d’application - Indicateur de performance -