Manuel de procédures de recouvrement et de comptabilisation

Page 42 sur 55 A part les rapports journaliers, en fin de semaine et de mois, les caissiers/receveurs doivent produire et envoyer également les rapports hebdomadaires et mensuels de recettes après avoir effectué les contrôles requis et s’être assurés de la conformité avec les encaissements effectifs. Les différents modèles de rapport journalier, hebdomadaire, mensuel et annuel à produire sont en annexes. XI. PROCEDURE DE CENTRALISATION Il s'agit de l'ensemble des formalités qui do ivent être observées, des actes qui doivent être accomplis dans un ordre chronologique pour parvenir à la centralisation des recettes collectées au niveau de la Direction des Finances. Objet de la procédure Centralisation des recettes collectées à la DF Textes de base - Textes d’application - Indicateur de performance - XII. PROCEDURE DE COMPTABILISATION DES RECETTES FISCALES Métier : Procédure N°01 : Chargement des données et comptabilisation des recettes dans l’ERP Code procédure : Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces 1. Agent sénior de la DCRF (section CI - Préparation des données mensuelles par droit et taxes et par mode de paiement sous le format chargeable dans l’ERP ; - Préparation des données mensuelles des versements de recettes sous le format chargeable dans l’ERP. 08h - Format chargeable des données de recouvrement centralisées par Droit et taxes, par mode de paiement ; - Format chargeable des données des versements des recettes - ERP. 2. Chef section comptabilité des recettes CI - Validation des formats chargeables des données de recouvrement centralisées par Droit et taxes, par mode de paiement ; - Validation des formats chargeables des données de recouvrement centralisées par Droit et taxes, par mode de paiement ; - Chargement des données mensuelles des versements de recettes dans l’ERP 08h - Format chargeable des données de recouvrement centralisées par Droit et taxes, par mode de paiement ; - Format chargeable des données des versements des recettes - ERP.

Page 43 sur 55 Métier : Procédure N°01 : Chargement des données et comptabilisation des recettes dans l’ERP Code procédure : Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces 3. Agent sénior de la DCRF (section CI - Vérification des données chargées dans l’ERP - Lancement de la comptabilisation - Edition de la balance des comptes - Transmission de la balance des comptes au chef section comptabilité des recettes CI 08h - Balance des comptes - ERP 4. Chef section comptabilité des recettes CI - Réception de la balance des comptes - Vérification de la balance des comptes et imputation des écritures comptables dans l’ERP ; - Transmission de la balance au CD-DCRF. 08h - Balance des comptes - ERP 5. CD-DCRF - Réception de la balance des comptes - Validation de la balance des comptes - Transmission de la balance des comptes au DF. 08h - Balance des comptes - ERP 6. DF - Réception de la balance des comptes - Approbation de la balance des comptes - Transmission de la balance des comptes approuvée au CD-DCRF. 08h - Balance des comptes - ERP 7. CD-DCRF - Réception de la balance des comptes approuvée - Classement et archivage 08h - Balance des comptes - ERP FIN XIII. PROCEDURE D’ETABLISSEMENT DES ETATS DE RAPPROCHEMENTS BANCAIRES 13.1. Objectif de la procédure L’objectif de la procédure d’établissement des états de rapprochements bancaires est de permettre à l’Office Togolais des Recettes (OTR) de déceler les erreurs à temps en comparant les comptes bancaires tenus par l’OTR et les relevés bancaires reçus des banques.

Page 45 sur 55 13.4. Étapes d’exécution des différentes tâches Métier : Procédure N°01 : Rapprochement Bancaire des comptes des recettes Code procédure : Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces 1. Agent DCRF - Effectue le chargement du relevé bancaire ; - procède au rapprochement automatique ; - Saisie des autres transactions (virements interbancaires, virement au trésor, etc.) ; - Rapprochement manuel ; 08h - relevé bancaire - ERP 2. Agent sénior de la DCRF (section CI) - passe les écritures de régularisations nécessaires (frais et commissions bancaires , annulation ou extourne d’écriture…) 08h - Extrait de relever bancaire ; - ERP. 3. Chef section CRI/CRD - Vérification et imputation des écritures de régularisation 08h - ERP 4. Agent sénior de la DCRF (section CI) - Édition de l’état de rapprochement bancaire ; - Élaboration du rapport de rapprochement bancaire ; - Transmission du rapport de rapprochement bancaire au Chef section CRI/CRD. 08h - Rapport de rapprochement bancaire ; - ERP. 5. Chef section CRI/CRD - Réception du rapport de rapprochement bancaire - Contrôle et visa de l’état de rapprochement bancaire ; - Transmission de l’état de rapprochement bancaire au CD-DCRF pour validation. 08h - Rapport de rapprochement bancaire ; - ERP. 6. CD-DCRF - Réception du rapport de rapprochement bancaire ; - Validation et signature de l’état de rapprochement ; - Transmission de l’état de rapprochement bancaire au DF 08h - Rapport de rapprochement bancaire ; - ERP.

Page 46 sur 55 Métier : Procédure N°01 : Rapprochement Bancaire des comptes des recettes Code procédure : Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces 7. DF - Réception du rapport de rapprochement bancaire ; - Approbation et signature de l’état de rapprochement ; - Transmission de l’état de rapprochement bancaire signé au CD- DCRF 08h - Rapport de rapprochement bancaire ; - ERP. 8. CDCRF - Réception du rapport de rapprochement bancaire signé - Classement et Archivage de l’état de rapprochement bancaire signé 08h - Rapport de rapprochement bancaire ; - ERP. XIV. PROCEDURES DE GESTION DES QUITTANCES SECURISEES L’objectif est de s’assurer d’une bonne gestion des carnets de quittances sécurisés (CQS) afin d’éviter les risques de fraudes, de détournements qui peuvent entrainer la perte des recettes de l’Etat. Cette procédure a également pour objectif de s’assurer de l’utilisation efficace et efficiente des carnets des quittances. Elle s’applique à l’ensemble des activités qui y sont liées à savoir : - la commande des CQS auprès du fournisseur ; - la réception des CQS par la DF ; - la gestion du stock à la DF ; - la demande et la mise à disposition des CQS aux requérants ; - l’utilisation des quittances par les services opérationnels ; - le suivi et contrôle de l’utilisation des quittances sécurisées. Les quittances sont regroupées en des livres ou carnets de 25 unités numérotées en série continue, chaque quittance dispose de 4 feuillets autocopiants de couleurs différentes : - 1er feuillet « original » remis au contribuable (Code barre pour faciliter les contrôles) ; - 2ème feuillet « duplicata » archivé dans le dossier du contribuable ;