Manuel de procédures de recouvrement et de comptabilisation

Page 45 sur 55 13.4. Étapes d’exécution des différentes tâches Métier : Procédure N°01 : Rapprochement Bancaire des comptes des recettes Code procédure : Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces 1. Agent DCRF - Effectue le chargement du relevé bancaire ; - procède au rapprochement automatique ; - Saisie des autres transactions (virements interbancaires, virement au trésor, etc.) ; - Rapprochement manuel ; 08h - relevé bancaire - ERP 2. Agent sénior de la DCRF (section CI) - passe les écritures de régularisations nécessaires (frais et commissions bancaires , annulation ou extourne d’écriture…) 08h - Extrait de relever bancaire ; - ERP. 3. Chef section CRI/CRD - Vérification et imputation des écritures de régularisation 08h - ERP 4. Agent sénior de la DCRF (section CI) - Édition de l’état de rapprochement bancaire ; - Élaboration du rapport de rapprochement bancaire ; - Transmission du rapport de rapprochement bancaire au Chef section CRI/CRD. 08h - Rapport de rapprochement bancaire ; - ERP. 5. Chef section CRI/CRD - Réception du rapport de rapprochement bancaire - Contrôle et visa de l’état de rapprochement bancaire ; - Transmission de l’état de rapprochement bancaire au CD-DCRF pour validation. 08h - Rapport de rapprochement bancaire ; - ERP. 6. CD-DCRF - Réception du rapport de rapprochement bancaire ; - Validation et signature de l’état de rapprochement ; - Transmission de l’état de rapprochement bancaire au DF 08h - Rapport de rapprochement bancaire ; - ERP.

Page 46 sur 55 Métier : Procédure N°01 : Rapprochement Bancaire des comptes des recettes Code procédure : Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces 7. DF - Réception du rapport de rapprochement bancaire ; - Approbation et signature de l’état de rapprochement ; - Transmission de l’état de rapprochement bancaire signé au CD- DCRF 08h - Rapport de rapprochement bancaire ; - ERP. 8. CDCRF - Réception du rapport de rapprochement bancaire signé - Classement et Archivage de l’état de rapprochement bancaire signé 08h - Rapport de rapprochement bancaire ; - ERP. XIV. PROCEDURES DE GESTION DES QUITTANCES SECURISEES L’objectif est de s’assurer d’une bonne gestion des carnets de quittances sécurisés (CQS) afin d’éviter les risques de fraudes, de détournements qui peuvent entrainer la perte des recettes de l’Etat. Cette procédure a également pour objectif de s’assurer de l’utilisation efficace et efficiente des carnets des quittances. Elle s’applique à l’ensemble des activités qui y sont liées à savoir : - la commande des CQS auprès du fournisseur ; - la réception des CQS par la DF ; - la gestion du stock à la DF ; - la demande et la mise à disposition des CQS aux requérants ; - l’utilisation des quittances par les services opérationnels ; - le suivi et contrôle de l’utilisation des quittances sécurisées. Les quittances sont regroupées en des livres ou carnets de 25 unités numérotées en série continue, chaque quittance dispose de 4 feuillets autocopiants de couleurs différentes : - 1er feuillet « original » remis au contribuable (Code barre pour faciliter les contrôles) ; - 2ème feuillet « duplicata » archivé dans le dossier du contribuable ;

Page 48 sur 55 Tous les mouvements sont retracés dans une fiche de stock qui décrit les stocks initiaux, les entrées, les sorties et les stocks finaux. Cette fiche permet d’avoir une idée sur le niveau d’épuisement des stocks et de pouvoir ainsi enclencher l’approvisionn ement des structures opérationnelles nécessiteuses dont les besoins n’ont pas été préalablement exprimés. Dans ce cas, la réquisition sera établie au moment de la livraison des CQS. Le registre de sortie et la fiche de stocks permettront à la Division de la Comptabilité des Recettes Fiscales d’identifier les numéros de carnets manquants et d’en informer le cas échéant, le Directeur des Finances qui prendra immédiatement les mesures nécessaires. ( Voir Fiche de gestion de stock des CQS à la DF en annexe). 14.5. Réception des carnets par les services opérationnels La direction des finances envoie les carnets de quittances aux services opérationnels, qui a préalablement réquisitionné ces derniers. Les receveurs sont responsables de la réception des carnets de quit tances qui sont mis à leur disposition par la direction des finances. 14.6. Utilisation des carnets par les services opérationnels Chaque poste de recouvrement réquisitionnaire des carnets de quittance devra tenir un registre manuel ou électronique (voir le mo dèle de fiche de stock des CQS en annexe) dans lequel sont enregistrés les numéros des carnets reçus sous une forme séquentielle. Lors de l’utilisation des carnets, le responsable doit s’assurer que ceux -ci sont utilisés suivant l’ordre d’arrivée en suivan t les numéros séquentiels. Le poste ou le bureau utilisateur est responsable de la bonne gestion et l’utilisation efficace des carnets de quittances réceptionnés. Chaque quittance ne peut être utilisée que pour collecter six (06) taxes au maximum. Tous les champs qui y figurent doivent être obligatoirement renseignés avec un stylo à bille. Avant tout remplissage, les quittances doivent être séparées par le carton contenu dans le carnet de quittance. Tout agent de l’OTR qui délivre une quittance en paiement des droits et taxes doit obligatoirement valider ladite quittance en mentionnant son nom et sa signature. Après remplissage, l’agent remet le premier feuillet au contribuable, archive le deuxième dans le dossier de ce dernier, puis annexe le troisième au rapport de recouvrement transmis à la DF. Le quatrième feuillet est conservé dans le carnet.

Page 49 sur 55 En ce qui concerne les quittances annulées, elles doivent comporter la mention « ANNULE ». Les 1 er et 3èmes feuillets sont transmis à la DF. Le 2 ème feuillet est co nservé dans le poste (dossier du contribuable) et le 4ème feuillet est conservé dans le carnet. Le rapport à transmettre à la DF le lendemain par les postes comptables de Lomé et le premier jour ouvré de la semaine suivante par ceux de l’intérieur du pays doit contenir le journal de caisse indiquant les natures de droits et taxes collectées et les numéros séquentiels des quittances utilisées ou annulées. 14.7. Réception et contrôle des rapports par la Direction des Finances A la réception des pièces comptables l iées à l’utilisation des CQS, la Division de la Comptabilité des Recettes Fiscales doit procéder à toutes les vérifications nécessaires pour s’assurer notamment que les plages de quittances qui ont été utilisées et transmises correspondent bien à celles qu i avaient été envoyées. Elle pourra aussi identifier les numéros des carnets manquants afin d’en informer le Directeur des Finances pour qu’un suivi soit immédiatement effectué. A la fin de chaque semestre, la Direction des Finances doit procéder à un contrôle sur place de l’ensemble des structures opérationnelles en vue de s’assurer de la conformité des souches de carnets utilisés avec les pièces comptables qui lui sont envoyées. En dehors des contrôles semestriels, la DF peut effectuer des contrôles inopinés dans les services opérationnels si nécessaire. 14.8. Procédures d’acquisition de Carnet de quittances sécurisées (CQS) Il s'agit de l'ensemble des formalités qui doivent être observées, des actes qui doivent être accomplis dans un ordre chronologique pour parvenir à l’acquisition de CQS. Objet de la procédure : Acquisition des CQS Texte de base : Texte d’application : Indicateurs de performance : - La consommation annuelle - Le taux d’évolution de la consommation annuelle CQS - Le niveau en jour de stock disponible/Taux de couverture du stock futur - Stock d’alerte