Manuel de procédures de recouvrement et de comptabilisation

Page 47 sur 55 - 3ème feuillet « triplicata » joint au rapport de recouvrement et transmis à la Direction des finances ; - 4ème feuillet « quadruplicata » reste comme souche dans le carnet des quittances. 14.1. Réquisition des carnets La Direction des finances fait une réquisition des Carnets de Quittances Sécurisées (CQS) auprès du Commissaire Général qui la valide. Cette validation déclenche le processus de commande auprès du fournisseur. La Direction des Finances devient de ce fait r esponsable de la gestion desdits carnets. 14.2. Réception des carnets A la réception des CQS, la DF procède aux contrôles quantitatifs et qualitatifs des quittances sur la base du bordereau de livraison reçu du fournisseur. Après ces contrôles, les CQS sont transportés et stockés dans un magasin sécurisé réservé à cet effet. La gestion des carnets de quittances à la Direction des finances commence par l’enregistrement desdits carnets dans des registres manuel et électronique. Les informations à renseigner sont les suivantes : la date et le numéro de réception, les numéros des livres de quittances, les plages de numéros des quittances et la quantité totale reçue. 14.3. Réquisition des carnets par les services opérationnels Toute distribution de CQS est subordonnée à la réquisition préalable de la structure opérationnelle concernée. Cette réquisition est établie selon un modèle transmis au Directeur des Finances (voir fiche de réquisition des CQS en annexe). Au cas où la réquisition n’a pas été envoyée avant la livraison, elle devra être établie au moment de la réception des CQS. Les services opérationnels devront faire parvenir à la DF les réquisitions relatives aux CQS au plus tard trois semaines avant la date probable de l’épuisement de leur stock. 14.4. Mise à disposition des carnets La mise à disposition des carnets au profit des services opérationnels est conditionnée par une réquisition préalablement envoyée à la DF. Les sorties de stocks sont consignées dans un registre électronique ou manuel qui comporte les informations suivantes : la date de sortie, les numéros des livres de quittances, les plages des numéros de quittances, la quantité totale sortie et le service demandeur.

Page 48 sur 55 Tous les mouvements sont retracés dans une fiche de stock qui décrit les stocks initiaux, les entrées, les sorties et les stocks finaux. Cette fiche permet d’avoir une idée sur le niveau d’épuisement des stocks et de pouvoir ainsi enclencher l’approvisionn ement des structures opérationnelles nécessiteuses dont les besoins n’ont pas été préalablement exprimés. Dans ce cas, la réquisition sera établie au moment de la livraison des CQS. Le registre de sortie et la fiche de stocks permettront à la Division de la Comptabilité des Recettes Fiscales d’identifier les numéros de carnets manquants et d’en informer le cas échéant, le Directeur des Finances qui prendra immédiatement les mesures nécessaires. ( Voir Fiche de gestion de stock des CQS à la DF en annexe). 14.5. Réception des carnets par les services opérationnels La direction des finances envoie les carnets de quittances aux services opérationnels, qui a préalablement réquisitionné ces derniers. Les receveurs sont responsables de la réception des carnets de quit tances qui sont mis à leur disposition par la direction des finances. 14.6. Utilisation des carnets par les services opérationnels Chaque poste de recouvrement réquisitionnaire des carnets de quittance devra tenir un registre manuel ou électronique (voir le mo dèle de fiche de stock des CQS en annexe) dans lequel sont enregistrés les numéros des carnets reçus sous une forme séquentielle. Lors de l’utilisation des carnets, le responsable doit s’assurer que ceux -ci sont utilisés suivant l’ordre d’arrivée en suivan t les numéros séquentiels. Le poste ou le bureau utilisateur est responsable de la bonne gestion et l’utilisation efficace des carnets de quittances réceptionnés. Chaque quittance ne peut être utilisée que pour collecter six (06) taxes au maximum. Tous les champs qui y figurent doivent être obligatoirement renseignés avec un stylo à bille. Avant tout remplissage, les quittances doivent être séparées par le carton contenu dans le carnet de quittance. Tout agent de l’OTR qui délivre une quittance en paiement des droits et taxes doit obligatoirement valider ladite quittance en mentionnant son nom et sa signature. Après remplissage, l’agent remet le premier feuillet au contribuable, archive le deuxième dans le dossier de ce dernier, puis annexe le troisième au rapport de recouvrement transmis à la DF. Le quatrième feuillet est conservé dans le carnet.

Page 50 sur 55 14.8.1. Règles de Gestion L’acquisition de CQS se fait en trois temps : - L’expression de besoins ; - La commande proprement dite ; - La livraison. L’expression de besoin se fait par le Chef Division Comptabilité des Recettes Fiscales suite au rapport du gestionnaire du stock de CQS. Ce rapport est produit après évaluation du stock de CQS et constatation l’atteinte du stock d’alerte. Le stock d’alerte ici représente un stock qui peut couvrir un semestr e de besoin en CQS sur toute l’étendue du territoire. Ce stock tient compte seulement du stock en magasin. L’expression des besoins est effectuée sur la base des consommations antérieures de CQS, et ceci doit couvrir au moins trois (03) années de besoins. Elle doit anticiper sur les événements exceptionnels pouvant requérir une grande consommation de CQS. 14.8.2. Étapes d’exécution des différentes tâches DIRECTION : DF Gestion des CQS Procédure N° 1: Procédure d’acquisition de CQS Code procédure : Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces 1- Expression de besoins 1. Gestionnaire du Stock - Evaluation du niveau des stocks - Constat d’atteinte niveau d’alerte - Elaboration d’un rapport précisant les quantités - Remplissage de la fiche d’expression de besoin - Transmission au CD-DCRF - Rapport d’évaluation - Fiche d’expression de besoin 2. CD-DCRF - Réception ; - Contrôle et validation ; - Transmission au DF. - Rapport d’évaluation - Fiche d’expression de besoin visés 3. DF - Réception des documents ; - Analyse et signature - Rapport d’évaluation - Fiche d’expression de besoin

Page 51 sur 55 DIRECTION : DF Gestion des CQS Procédure N° 1: Procédure d’acquisition de CQS Code procédure : Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces - Transmission au CG 4. CG - Réception - Analyse et validation - Transmission au DF - Rapport d’évaluation - Fiche d’expression de besoin 5. DF - Réception - Contrôle budgétaire et autres traitements - Validation - Transmission à la DAL - Rapport d’évaluation - Fiche d’expression de besoin 2- Passation de la commande 6. DAL - Réception - Procédure de passation de commande - Bon de commande 3- Livraison et entré en stock 7. Equipe de réception (DAL, DF, DAIAQ) - Réception de la commande - Contrôle et vérification de la conformité de la commande - Elaboration du PV de livraison - Signature du PV - Copie à chaque participant - Stockage des commandes - PV de réception 8. Agent gestionnaire - Mise à jour du fichier de gestion des stocks - Elaboration d’un rapport de la situation globale des stocks - Transmission du rapport et le PV de réception au CD-DCRF - Rapport de la situation globale des stocks - PV de réception 9. CD-DCRF - Réception - Analyse - Validation - Transmission à l’ Agent gestionnaire pour Archivage - Rapport de la situation globale des stocks - PV de réception