Manuel de procédures de recouvrement et de comptabilisation

Page 48 sur 55 Tous les mouvements sont retracés dans une fiche de stock qui décrit les stocks initiaux, les entrées, les sorties et les stocks finaux. Cette fiche permet d’avoir une idée sur le niveau d’épuisement des stocks et de pouvoir ainsi enclencher l’approvisionn ement des structures opérationnelles nécessiteuses dont les besoins n’ont pas été préalablement exprimés. Dans ce cas, la réquisition sera établie au moment de la livraison des CQS. Le registre de sortie et la fiche de stocks permettront à la Division de la Comptabilité des Recettes Fiscales d’identifier les numéros de carnets manquants et d’en informer le cas échéant, le Directeur des Finances qui prendra immédiatement les mesures nécessaires. ( Voir Fiche de gestion de stock des CQS à la DF en annexe). 14.5. Réception des carnets par les services opérationnels La direction des finances envoie les carnets de quittances aux services opérationnels, qui a préalablement réquisitionné ces derniers. Les receveurs sont responsables de la réception des carnets de quit tances qui sont mis à leur disposition par la direction des finances. 14.6. Utilisation des carnets par les services opérationnels Chaque poste de recouvrement réquisitionnaire des carnets de quittance devra tenir un registre manuel ou électronique (voir le mo dèle de fiche de stock des CQS en annexe) dans lequel sont enregistrés les numéros des carnets reçus sous une forme séquentielle. Lors de l’utilisation des carnets, le responsable doit s’assurer que ceux -ci sont utilisés suivant l’ordre d’arrivée en suivan t les numéros séquentiels. Le poste ou le bureau utilisateur est responsable de la bonne gestion et l’utilisation efficace des carnets de quittances réceptionnés. Chaque quittance ne peut être utilisée que pour collecter six (06) taxes au maximum. Tous les champs qui y figurent doivent être obligatoirement renseignés avec un stylo à bille. Avant tout remplissage, les quittances doivent être séparées par le carton contenu dans le carnet de quittance. Tout agent de l’OTR qui délivre une quittance en paiement des droits et taxes doit obligatoirement valider ladite quittance en mentionnant son nom et sa signature. Après remplissage, l’agent remet le premier feuillet au contribuable, archive le deuxième dans le dossier de ce dernier, puis annexe le troisième au rapport de recouvrement transmis à la DF. Le quatrième feuillet est conservé dans le carnet.

Page 49 sur 55 En ce qui concerne les quittances annulées, elles doivent comporter la mention « ANNULE ». Les 1 er et 3èmes feuillets sont transmis à la DF. Le 2 ème feuillet est co nservé dans le poste (dossier du contribuable) et le 4ème feuillet est conservé dans le carnet. Le rapport à transmettre à la DF le lendemain par les postes comptables de Lomé et le premier jour ouvré de la semaine suivante par ceux de l’intérieur du pays doit contenir le journal de caisse indiquant les natures de droits et taxes collectées et les numéros séquentiels des quittances utilisées ou annulées. 14.7. Réception et contrôle des rapports par la Direction des Finances A la réception des pièces comptables l iées à l’utilisation des CQS, la Division de la Comptabilité des Recettes Fiscales doit procéder à toutes les vérifications nécessaires pour s’assurer notamment que les plages de quittances qui ont été utilisées et transmises correspondent bien à celles qu i avaient été envoyées. Elle pourra aussi identifier les numéros des carnets manquants afin d’en informer le Directeur des Finances pour qu’un suivi soit immédiatement effectué. A la fin de chaque semestre, la Direction des Finances doit procéder à un contrôle sur place de l’ensemble des structures opérationnelles en vue de s’assurer de la conformité des souches de carnets utilisés avec les pièces comptables qui lui sont envoyées. En dehors des contrôles semestriels, la DF peut effectuer des contrôles inopinés dans les services opérationnels si nécessaire. 14.8. Procédures d’acquisition de Carnet de quittances sécurisées (CQS) Il s'agit de l'ensemble des formalités qui doivent être observées, des actes qui doivent être accomplis dans un ordre chronologique pour parvenir à l’acquisition de CQS. Objet de la procédure : Acquisition des CQS Texte de base : Texte d’application : Indicateurs de performance : - La consommation annuelle - Le taux d’évolution de la consommation annuelle CQS - Le niveau en jour de stock disponible/Taux de couverture du stock futur - Stock d’alerte

Page 51 sur 55 DIRECTION : DF Gestion des CQS Procédure N° 1: Procédure d’acquisition de CQS Code procédure : Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces - Transmission au CG 4. CG - Réception - Analyse et validation - Transmission au DF - Rapport d’évaluation - Fiche d’expression de besoin 5. DF - Réception - Contrôle budgétaire et autres traitements - Validation - Transmission à la DAL - Rapport d’évaluation - Fiche d’expression de besoin 2- Passation de la commande 6. DAL - Réception - Procédure de passation de commande - Bon de commande 3- Livraison et entré en stock 7. Equipe de réception (DAL, DF, DAIAQ) - Réception de la commande - Contrôle et vérification de la conformité de la commande - Elaboration du PV de livraison - Signature du PV - Copie à chaque participant - Stockage des commandes - PV de réception 8. Agent gestionnaire - Mise à jour du fichier de gestion des stocks - Elaboration d’un rapport de la situation globale des stocks - Transmission du rapport et le PV de réception au CD-DCRF - Rapport de la situation globale des stocks - PV de réception 9. CD-DCRF - Réception - Analyse - Validation - Transmission à l’ Agent gestionnaire pour Archivage - Rapport de la situation globale des stocks - PV de réception

Page 52 sur 55 DIRECTION : DF Gestion des CQS Procédure N° 1: Procédure d’acquisition de CQS Code procédure : Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces 10. Agent gestionnaire du stock - Réception - Classement et archivage - Rapport de la situation globale des stocks - PV de réception FIN 14.9. Procédure de réquisition des CQS par les services opérationnels et de mise à disposition par la DCRF Il s'agit de l'ensemble des formalités qui doivent être observées, des actes qui permettent de mettre les CQS à la disposition des services opérationnels. Objet de la procédure : Mettre les CQS à la disposition des services opérationnels Textes de base : Textes d’application : Note de service à prendre pour accompagner la procédure dans sa mise en œuvre. Indicateurs de performance : - Le nombre de réquisition - Délai moyen de livraison - Taux de livraison dans le temps - La rotation du stock - Le stock d’alerte - Taux de couverture du stock - Le stock moyen - Consommation moyenne 14.9.1. Règles de gestion La réquisition de CQS est faite par le receveur du centre de demande. Elle est validée par le chef de service (Directeur, Chef de la Division, chef de contrôle) et transmis au CD-DCRF. Le CD-DCRF après contrôle, valide la réquisition et la transmet au gestionnaire de stock pour traitement. La réquisition est faite quand le stock d’alerte est atteint, c’est-à-dire un stock couvrant au moins un mois de besoin.