Manuel de procédures de recouvrement et de comptabilisation

Page 49 sur 55 En ce qui concerne les quittances annulées, elles doivent comporter la mention « ANNULE ». Les 1 er et 3èmes feuillets sont transmis à la DF. Le 2 ème feuillet est co nservé dans le poste (dossier du contribuable) et le 4ème feuillet est conservé dans le carnet. Le rapport à transmettre à la DF le lendemain par les postes comptables de Lomé et le premier jour ouvré de la semaine suivante par ceux de l’intérieur du pays doit contenir le journal de caisse indiquant les natures de droits et taxes collectées et les numéros séquentiels des quittances utilisées ou annulées. 14.7. Réception et contrôle des rapports par la Direction des Finances A la réception des pièces comptables l iées à l’utilisation des CQS, la Division de la Comptabilité des Recettes Fiscales doit procéder à toutes les vérifications nécessaires pour s’assurer notamment que les plages de quittances qui ont été utilisées et transmises correspondent bien à celles qu i avaient été envoyées. Elle pourra aussi identifier les numéros des carnets manquants afin d’en informer le Directeur des Finances pour qu’un suivi soit immédiatement effectué. A la fin de chaque semestre, la Direction des Finances doit procéder à un contrôle sur place de l’ensemble des structures opérationnelles en vue de s’assurer de la conformité des souches de carnets utilisés avec les pièces comptables qui lui sont envoyées. En dehors des contrôles semestriels, la DF peut effectuer des contrôles inopinés dans les services opérationnels si nécessaire. 14.8. Procédures d’acquisition de Carnet de quittances sécurisées (CQS) Il s'agit de l'ensemble des formalités qui doivent être observées, des actes qui doivent être accomplis dans un ordre chronologique pour parvenir à l’acquisition de CQS. Objet de la procédure : Acquisition des CQS Texte de base : Texte d’application : Indicateurs de performance : - La consommation annuelle - Le taux d’évolution de la consommation annuelle CQS - Le niveau en jour de stock disponible/Taux de couverture du stock futur - Stock d’alerte

Page 50 sur 55 14.8.1. Règles de Gestion L’acquisition de CQS se fait en trois temps : - L’expression de besoins ; - La commande proprement dite ; - La livraison. L’expression de besoin se fait par le Chef Division Comptabilité des Recettes Fiscales suite au rapport du gestionnaire du stock de CQS. Ce rapport est produit après évaluation du stock de CQS et constatation l’atteinte du stock d’alerte. Le stock d’alerte ici représente un stock qui peut couvrir un semestr e de besoin en CQS sur toute l’étendue du territoire. Ce stock tient compte seulement du stock en magasin. L’expression des besoins est effectuée sur la base des consommations antérieures de CQS, et ceci doit couvrir au moins trois (03) années de besoins. Elle doit anticiper sur les événements exceptionnels pouvant requérir une grande consommation de CQS. 14.8.2. Étapes d’exécution des différentes tâches DIRECTION : DF Gestion des CQS Procédure N° 1: Procédure d’acquisition de CQS Code procédure : Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces 1- Expression de besoins 1. Gestionnaire du Stock - Evaluation du niveau des stocks - Constat d’atteinte niveau d’alerte - Elaboration d’un rapport précisant les quantités - Remplissage de la fiche d’expression de besoin - Transmission au CD-DCRF - Rapport d’évaluation - Fiche d’expression de besoin 2. CD-DCRF - Réception ; - Contrôle et validation ; - Transmission au DF. - Rapport d’évaluation - Fiche d’expression de besoin visés 3. DF - Réception des documents ; - Analyse et signature - Rapport d’évaluation - Fiche d’expression de besoin

Page 52 sur 55 DIRECTION : DF Gestion des CQS Procédure N° 1: Procédure d’acquisition de CQS Code procédure : Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces 10. Agent gestionnaire du stock - Réception - Classement et archivage - Rapport de la situation globale des stocks - PV de réception FIN 14.9. Procédure de réquisition des CQS par les services opérationnels et de mise à disposition par la DCRF Il s'agit de l'ensemble des formalités qui doivent être observées, des actes qui permettent de mettre les CQS à la disposition des services opérationnels. Objet de la procédure : Mettre les CQS à la disposition des services opérationnels Textes de base : Textes d’application : Note de service à prendre pour accompagner la procédure dans sa mise en œuvre. Indicateurs de performance : - Le nombre de réquisition - Délai moyen de livraison - Taux de livraison dans le temps - La rotation du stock - Le stock d’alerte - Taux de couverture du stock - Le stock moyen - Consommation moyenne 14.9.1. Règles de gestion La réquisition de CQS est faite par le receveur du centre de demande. Elle est validée par le chef de service (Directeur, Chef de la Division, chef de contrôle) et transmis au CD-DCRF. Le CD-DCRF après contrôle, valide la réquisition et la transmet au gestionnaire de stock pour traitement. La réquisition est faite quand le stock d’alerte est atteint, c’est-à-dire un stock couvrant au moins un mois de besoin.

Page 53 sur 55 Le stock d’alerte de CQS est calculé à la fin de chaque année. Il est calculé en rapportant, le total des CQS utilisés (n-1) du poste sur 12. La réquisition de CQS doit préciser l e stock disponible avant la réquisition, ainsi que les quantités demandées. A la remise des CQS, la fiche de réquisition est signée par les deux parties. 14.9.2. Étapes d’exécution des différentes tâches DIRECTION : DF Gestion des CQS Procédure N° 2: Procédure de réquisition et de mise à disposition de CQS Code procédure Etapes Intervenants Descriptions de la tâche Délais d’exécution Documents et interfaces 1. Caissier du poste de collecte - Constat d’atteinte du niveau d’alerte du stock - Remplissage de la fiche de réquisition - Transmission au receveur Fiche de stock Fiche de réquisition 2. Receveur du poste/ .. - Réception de la réquisition avec les fiches de stock - Analyse et signature - Transmission au Chef service Fiche de stock Fiche de réquisition 3. Chef de service - Réception de la demande avec les fiches de stock - Signature - Transmission à la DCRF Fiche de stock Fiche de réquisition 4. Gestionnaire du Stock - Réception - Traitement de la demande - Mise à disposition des CQS au requérant avec décharge - Mis à jour des fiches de stock - Classement et archivage de la copie réquisition - Production du rapport mensuel de gestion des CQS Fiche de stock Fiche de réquisition Rapport mensuel FIN 14.10. Procédure d’établissement des notes d’accord 14.10.1. Objectif de la procédure Toutes les recettes collectées par l’OTR au cours d’un mois sont consignées dans les situations de recouvrement produites par la Direction des Etudes, de la Planification Stratégiques à travers la Division des Statistiques fiscales de l’OTR. Ces situations de recouvrement constituent les