e-services manual V1 2017

MANUEL D’UTILISATEUR E-SERVICES MANUEL DE PROCEDURES 41, Rue des impôts 02 B.P: 20823 Lomé - TOGO Tél : +228 22 53 14 00 E-mail : it-support@otr.tg 61 PROCEDURE POUR FAIRE UNE DAS La plateforme offre deux possibilités pour faire une DAS.  La DAS peut être faite manuellement en cliquant sur le bouton « Ajouter une déclaration »  Ou soit automatiquement par importation d’un fichier Excel en cliquant sur le bouton « Importer une déclaration ». 1.DECLARATION MANUELLE DE LA DAS Prière suivre l es étapes suivant es pour effectuer une déclaration manuelle de la DAS. Le respect de la progression des étapes n’est pas obligatoire mais l’essentiel sera de comprendre les différents principes de création des différentes composantes de la DAS. Par exemple l’étape 5 pourra être réalisée avant l’étape 1. Mais l’étape 3 ne pourra pas être effectuée avant l’étape 2. Etapes à Suivre Etapes Actions 1. Enregistrer les employés en suivant la « Procédure de création des Employés » dans la rubrique « Gestion de la Base des Employés ». 2. Ajouter une déclaration en suivant la « Procédure Ajouter une Déclaration». 3. Ajouter les versements mensuels en suivant la « Procédure d’Ajout des Versements Mensuels». Bouton Ajouter une déclaration Bouton Importer une déclaration

MANUEL D’UTILISATEUR E-SERVICES MANUEL DE PROCEDURES 41, Rue des impôts 02 B.P: 20823 Lomé - TOGO Tél : +228 22 53 14 00 E-mail : it-support@otr.tg 62 Etapes Actions 4. Ajouter les Bulletins Individuels en suivant la « Procédure de création d’un Bulletin Individuel». 5. Ajouter les Tiers en suivant la « Procédure de création d’un Tiers» (Optionnel). 6. Valider la déclaration (brouillon) pour un control de cohérence en cliquant sur le Bouton Valider. 7. Télécharger le fichier Excel de la DAS de cette année pour vérification ou archivage (Optionnel). 8. Clic pour sur le Bouton Déclarer pour publier la déclaration en l’envoyant aux services gestionnaires. Après cette dernière étape, la DAS n e sera plus modifiable et l’information deviendra une propriété de l’Administration Fiscale. ETAPE 1 : GESTION DE LA BASE DES EMPLOYES 1.1.1. PROCEDURE DE CREATION D’UN EMPLOYE. La création d’un employé peut se faire de deux manières différentes.  Par création manuelle avec le bouton « Ajouter un employé ».  Par importation avec le modèle de fichier Excel disponible en ligne en cliquant sur le bouton « Importer des employés ». 1. Création d’un employé avec le bouton « Ajouter un employé ». Etape Action 1. Cliquez sur le menu Employés dans la barre de menu ci-dessus.

MANUEL D’UTILISATEUR E-SERVICES MANUEL DE PROCEDURES 41, Rue des impôts 02 B.P: 20823 Lomé - TOGO Tél : +228 22 53 14 00 E-mail : it-support@otr.tg 64 Etape Action 8. Au cas où le salarié est marié et que sa (ses) conjointe(s) devront être prise en charge dans la DAS. Cliquez sur le bouton « Ajouter » comme sur l’exemple ci-dessous. Ce bouton fera apparaitre les champs ci-dessous et à chaque clic sur ce bouton de nouveaux champs apparaitront. Renseigner le s champs avec les informations nécessaires. Le NIF de l’employeur n’est pas obligatoire au cas où vous ne l’avez pas. Le bouton sert à supprimer un groupe de champ. 9. Si le salarié a des enfants, cliquez sur le bouton Ajouter comme sur l’exemple ci- dessous. Renseignez les champs qui apparaîtront comme pour la conjointe. 10. Cliquez dans le bouton Enregistrer pour enregistrer les informations sur le salarié. 11. La fiche ci -dessous apparait nous présentant le récapitulatif des informations enregistrées pour le salarié. Notons le s boutons « Modifier » et « Suspendre » sur cette fiche.

MANUEL D’UTILISATEUR E-SERVICES MANUEL DE PROCEDURES 41, Rue des impôts 02 B.P: 20823 Lomé - TOGO Tél : +228 22 53 14 00 E-mail : it-support@otr.tg 65 Etape Action 12. Cliquez sur le lien Employés dans la barre de menu principal pour vérifier si le salarié a été bien ajouté dans la liste des employés actif. 13. Fin de la procédure. 2. Création d’un employé avec le bouton « Importer des employés ». Etape Action 1. Cliquez sur le menu Accueil dans la barre de menu ci-dessus pour avoir ce menu ci- dessous. 2. Cliquez sur Documentation pour avoir la page ci-dessous. 3. Cliquez sur le bouton Télécharger qui se trouve sur la même ligne que le lien « Modèle de fichiers Excel d’importation des employés ». Enregistrer ce fichier à un emplacement bien précis sur votre ordinateur.